No, non esiste una formula magica. Esistono strategie che possono aiutare e fare la differenza
Lo smart work, lavorare da casa, è una grande opportunità. Segue un lungo elenco di se. Se lo si sceglie, se ci aiuta a risparmiare tempo o far tornare i conti, se è occasionale, se è in linea con la nostra idea di lavoro. La lista potrebbe allungarsi di molto, ma di certo non prevede la situazione attuale: se si è costretti.
L’obbligo di smart work cambia le cose, è necessario tenerne conto. Tuttavia, qualche piccola strategia può tornarci utile, a partire dal clima di collaborazione tra i familiari, che se presente, rende il tutto davvero più smart.
Ridimensionare, ovvero scegliere di fare cose possibili
Utile sempre. Succede spesso che facciamo confusione tra obiettivi e desideri. Gli obiettivi, a differenza dei desideri, devono essere concreti e raggiungibili sul piano della realtà. Oggi la realtà è questa e noi, se abbiamo figli a casa da scuola, un marito o una moglie che come noi sono in smartwork, dobbiamo tenerne conto. Ci sono tre pasti, le lavatrici, il pavimento, il bagno, e ognuno potrebbe andare avanti all’infinito. Quello che facevamo prima deve essere rivisto e ridimensionato. Una suggerimento per identificare obiettivi semplici in maniere efficace? Ecco: cerchiamo di dire o scrivere quello che vogliamo fare entro la giornata attraverso un verbo. Il verbo altro non fa che descrivere un’azione. “Finire tutto il lavoro” non è un obiettivo espresso efficacemente. “Mandare 5 mail, fare 3 telefonate a Pippo, Maria e Giusi” sì. Per saperne di più sull’argomento, potete leggere un approfondimento sul tema.
Preparare una postazione (o più postazioni)
Entrano in gioco gli spazi che abbiamo a disposizione e qualcuno sarà più avvantaggiato di altri, se dispone di una stanza o di una zona più tranquilla, anche in termini di attraversamenti. Se abbiamo uno spazio che si presta meglio di altri e siamo in più persone a volerlo usare, organizziamoci in base al tipo di impegno: lezioni on line degli studenti, videoconferenze, scadenze che richiedono un impegno intenso.
Una postazione può essere impostata per essere itinerante. Pensiamoci una volta e poi non dovremo più farlo, ci sposteremo con tutto il necessario. Uno zaino, una pila di cose facili da spostare, già vicine. Carica batteria varie, quaderni, agende, penne. Non lasciamo le cose sparse, costerà fatica radunarle per lo spostamento e ci costringerà ad alzarci più volte facendoci perdere il filo di ciò che stiamo facendo e a lungo andare, la pazienza.
Per preparare le postazioni, come è facile immaginare, è necessario pensare alla propria comodità e all’ordine. Impostiamo in anticipo, pre- occupandoci di questi passaggi, non lo faremo più dopo, quando saremo presi dal lavoro e anche dalla stanchezza. Si possono adattare comodini, tavolini da balcone o della cameretta dei più piccoli. Non il posto perfetto, ma un posto funzionante. E sorridiamo, proponendoci di ricordare, nel futuro, la nostra elevata adattabilità, in circostanze difficili e di metterla nell’elenco delle nostre risorse!
Per saperne di più sull’argomento, ecco qualche risorsa gratuita messa a disposizione dalla Professional Organizer Marillina Di Cataldo e NetworkMamas.
Prospettiva temporale: come guardare lontano e portarsi avanti
Il lavoro, quello che normalmente facciamo (facevamo, prima dello smart work-forzato) diventa in questi giorni una delle tante cose da fare. A volte persino la più riposante, non è un mistero. Cosa significa avere una prospettiva temporale ampia, in questo caso? Facciamo un esempio. Stiamo sistemando dopo la colazione, siamo in cucina, tra caffettiere, tazze da lavare e tavola ancora imbandita. Per pensare a tutta la giornata, ci aiuterà in maniera significativa. Passare da un compito a un altro richiede molta energia mentale. Se impariamo a non farlo in continuazione, per quanto è in nostro potere, sperimenteremo un sorta di risparmio energetico.
Esempio
Proseguiamo con l’esempio di prima. Non basterà pensare a cosa fare per pranzo o per cena, ma sarà importante portarci avanti: se pensiamo di fare pasta, mettiamo la pentola sul fornello, con l’acqua e un coperchio. Prepariamo il sugo. Tiriamo fuori dal freezer la carne. Se dobbiamo pulire la verdura facciamolo subito e lasciamola pronta nel frigo e, se abbiamo un margine di tempo in più, pensiamo anche ai giorni seguenti e mettiamone una porzione a congelare. Oltre alla fatica mentale, c’è anche una questione di ordine pratico: maneggiare sugo e pentole implica bagnare e/o sporcare le mani, i vestiti, o il tavolo sul quale avete le vostre cose. Il ché richiede attenzione e tempo in più. La casa, come succedeva da piccoli, avrà l’odore di conserva già alle otto del mattino, ma potremo lavorare indisturbate/i ( si fa per dire) fino a poco prima di pranzo.
La prospettiva temporale, più in generale, può essere vista come una connessione, un senso di continuità tra quello che facciamo nel presente e il futuro. Per questo è di grande aiuto nel pianificare le azioni, dalle più semplici alle più complesse, ci aiuta a connettere l’azione che facciamo nel presente con i vantaggi che me trarremo in futuro.
Alternare le attività e programmare le pause
Non passare da un compito all’altro non significa fare tutto il giorno la stessa cosa. Anzi. Quando si lavora da casa è importante, nella propria attività, alternare i compiti, per esempio non fare per due ore di fila compilazioni di moduli o stesure di documenti. Alternare con una telefonata con un collega, piuttosto che meeting virtuali, o pause programmate. In altro linguaggio, attività di back e front. Questo è utile per la produttività e la concentrazione. Stare da “soli” non è come stare in ufficio. Si è più produttivi, in molti casi, ma dal punto di vista energetico richiede molto.
E come si fa con i bambini se dobbiamo lavorare?
Anche in questo caso, meglio essere preparati. Se i bambini sono piccoli sarà necessario alternarsi, se si è in due. Da soli è più complesso, ma si possono preparare attività da proporre durante la giornata, da far fare in autonomia quando si ha bisogno di concentrarsi o di parlare con qualcuno in video o al telefono. Giochi semplici, magari non troppo “battuti”. Oppure preparando per loro una postazione “seria”, vicina alla vostra, alla quale possono accedere per lavorare, come mamma e papà. Prepariamoci dei Jolly, da giocare quando siamo in difficoltà. Una cosa straordinaria, come giocare con l’acqua in bagno, o usare i colori per le dita, adesivi mai visti prima, tatuaggi, travestimenti con i vestiti di mamma e papà. Cose che, sì, in effetti non faremmo fare in scioltezza, ma che possiamo pensare di concedere in maniera straordinaria. E poi, quando l’età lo consente, raccontiamo cosa sta succedendo, il perché stiamo chiedendo loro di collaborare, ogni giorno, stando in casa. Potremmo stupirci.
Strategie per superare gli ostacoli
In queste settimane di ostacoli se ne affrontano parecchi. Ecco una strategia molto utile per superarli. Facciamo una lista delle cose che ci mettono più in difficoltà. Facciamo finta che nella lista compaia, tra le altre, questa: “arrabbiarmi in continuazione con i bambini che mi interrompono mentre lavoro”. Una strategia auto- regolatoria, che ci aiuterà a trovare un comportamento più in linea con quello che desideriamo mettere in atto è imparare a descrivere la nostra intenzione. Cioè? Dobbiamo dire o scrivere chiaramente quale comportamento ci aspettiamo da noi in quella circostanza, il quando il dove e il come metteremo in campo quel comportamento desiderato. La formula da usare è la seguente: “se incontro la situazione x (arrabbiarmi in continuazione con i bambini che mi interrompono mentre lavoro) allora io manifesto il comportamento y”(respiro, faccio passare 10 secondi e penso che la situazione è difficile per tutti, anche per loro, oppure, faccio una pausa con un caffè e una telefonata alla mia amica).
In questo modo, anticipiamo dei comportamenti possibili, in alternativa al primo, arrabbiarsi, e li rendiamo più facili da scegliere nel momento in cui siamo in difficoltà e non riusciamo a pensare lucidamente alle alternative.
Non pensare che per gli altri sia meglio o più facile
Questo punto ha a che fare con il modo in cui siamo soliti pensare. Se ci capita spesso di fare pensieri tipo “capitano sempre tutte a me”, “sempre agli altri le fortune”, ” a me non ne va mai bene una!”, questo è il momento di invertire la rotta. Questo tipo di vocabolario, peraltro molto diffuso nel nostro parlato quotidiano, ci fa tanto male. Descrivono un mondo, assoluto e fermo, molto negativo. E se qualche volta quelle affermazioni possono “dire” il vero, è piuttosto certo che nella maggior parte dei casi si tratta di idee irrazionali. Come possiamo fare per invertire la rotta? Ci sono delle strategie, anche qui, molto semplici. Quando facciamo pensieri come quelli, fermiamoci. Iniziamo a sostituire i sempre e i mai con “qualche volta”, “spesso”, “abbastanza”. Andrà già meglio. E se vogliamo fare un passo in più, proviamo a mettere alla prova quella affermazione, domandandoci ad esempio: davvero agli altri non capita mai niente o la mia è una affermazione superficiale?Non perdiamoci d’animo!
Non perdiamoci d’animo!
Poi c’è un altro pensiero da fare, in questo momento. Ognuno, nella propria condizione specifica, sta passando giornate difficili. Nessuno è escluso.
Se passiamo una giornata no, vietato pensare che anche domani andrà così! Anche i master and commander della pianificazione, gli smart worker seriali, i primi della classe, passano momenti difficili, come noi. Immaginiamoli lì, a fare pacchetti di verdura, anche loro.
E a fare del loro meglio.
